Contenu offert par Benoit Racette, président de Benoit Racette services-conseils et formateur agréé en continuité des affaires, mesures d’urgence, gestion de crise et relève de désastre.

 

 

La pandémie du COVID-19 amène les entreprises face à une situation de jamais vu et jamais vécu qui vient chambouler les organisations et qui a des impacts sur l’ensemble de la société. Benoit Racette services-conseils, réponds à quelques questions pour les entreprises qui peuvent être pertinentes pour celles qui n’ont pas de plan de continuité.

 

Cette crise pose le défi de s’adapter continuellement puisqu’elle évolue d’heure en heure. Voici quelques pistes de solutions qui ne remplacent pas un plan de continuité.

 

 

Q         J’ai dû fermer mon entreprise puisque je n’offre pas de services essentiels. Je n’ai pas de plan de continuité, comment puis-je m’organiser ?

R         Il faut s’adapter rapidement. On doit d’abord s’attaquer aux conséquences et atténuer les impacts immédiatement. Cette période est le moment pour prendre un pas de recul et être stratégique. Vous devez également penser à planifier le retour dès maintenant. Les conséquences des règles gouvernementales sont immédiates sur les opérations de l’entreprise. La mise en place d’une structure de gestion de crise est nécessaire.

 

Q         Que dois-je faire en tout premier lieu si j’ai cessé mes activités ?

R         On débute par l’inventaire de toutes vos activités, voir les dépendances et les activités à risque. Il est primordial d’identifier les employés clés et créer un comité de crise, pour ensuite s’organiser, stabiliser l’entreprise et éviter une perte de contrôle. Il faut faire des rencontres virtuelles sur une base régulière et rester en contact avec les employés. L’objectif est de prioriser les activités. Et il est temps maintenant de penser à la reprise.

 

Q         Comment gérer et optimiser les ressources humaines en télétravail?

R         Il est important de garder mobilisés tous les employés. L’attitude du gestionnaire a un impact direct sur chaque membre de son équipe. Garder leur confiance est un incontournable. Un conseil : ne pas prendre pour acquis que les employés vont revenir s’ils ont été mis à pied.

Il y a des programmes gouvernementaux pour aider les travailleurs et les employeurs. Il est important d’évaluer ce qui correspond le plus à vos besoins.

 

Q         Dois-je prévoir un plan de communications pendant et après la crise?

R         Il faut éviter à tout prix les dérapages. Il est très important de centraliser la gestion des communications internes et externes. Les lignes directrices doivent être applicables à tous et il est préférable d’avoir un seul porte-parole. L’idéal est de prévoir des messages à l’avance pour les employés, les clients et les fournisseurs.

 

Q         Y a-t-il des opérations que je dois conserver?

R         Si vous avez des employés en télétravail, ne négligez pas la sécurité physique et les actifs informationnels. Par exemple, êtes-vous assuré si votre matériel est à l’extérieur du bureau? Il est important de sécuriser les réseaux informatiques et prévoir la maintenance de vos équipements.

 

Q         Comment puis-je planifier le retour?

R         On peut s’attendre à ce qu’il y ait une certaine inquiétude chez les employés lors du retour au travail. Il sera nécessaire de revoir toutes les méthodes de travail en fonction de la nouvelle réalité. Il est primordial de se conformer aux bonnes pratiques de désinfection de l’usine, des postes de travail, de nouvelles façons de faire avec les clients qui viennent sur les lieux de travail, les fournisseurs, leurs politiques, etc. Il faudra dorénavant être très vigilant pour atténuer les risques. Il faudra également prévoir un retour progressif, voir si on peut continuer temporairement le télétravail, etc. Les méthodes de travail seront à revoir dans le contexte après COVID-19.

Pour la reprise, il faudra s’assurer de bien planifier nos matières premières avec nos fournisseurs et nos clients qui eux aussi ont été impactés. Le retour sera probablement progressif, il faut le planifier également en fonction de nos liquidités. On doit penser à mettre toutes les mesures en place pour assurer la pérennité.

 

Q         Y a-t-il des opportunités pour le futur ?

R         Comme les hypothèses d’avant la COVID-19 ne tiennent plus, on doit s’attendre à ce que le retour vers la normale sera long. Les activités ne peuvent reprendre à 100 % au jour 1. Il est temps de se remettre en question; de revoir les forces de l’entreprise et se positionner face à nos concurrents. Il est temps de se demander comment on se démarque par rapport aux compétiteurs, peut-être créer des alliances. Bref un excellent moment pour revoir son modèle d’affaires. Peut-être qu’il y a de nouvelles opportunités à saisir.